Koszty są kojarzone na ogół z pojęciem księgowym, z ewidencją, z kalkulacją, z optymalizacją. Odjęcie ich od przychodu daje dochód.
Kiedy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą chcemy mieć jak największy dochód, zmniejszając koszty, czyli stosując optymalizację.
Każdego jednak czeka też konieczność rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Posługujemy się wówczas ewidencją i kalkulacją kosztów.
Dochód stanowi to, co po opodatkowaniu zostaje nam w kieszeni. Jak nietrudno zauważyć, im większe koszty, tym mniejszy podatek.
Koszty jednoosobowej działalności gospodarczej różnią się w zależności od formy tej działalności. Najczęściej spotykane, to urządzenia biurowe, środki czystości, paliwo, jeśli mamy zarejestrowany samochód na firmę. Występują one w większości firm, gdyż są nieodzowne w dzisiejszych czasach.
W księgowości rozróżnia się dwa rodzaje ewidencji kosztów. Jest to ewidencja na Podatkowej Książce Przychodów i rozchodów oraz na Księgach Handlowych. Jednoosobowa działalność gospodarcza najczęściej rozliczana jest na Podatkowej Książce Przychodów i rozchodów, czyli tak zwanej uproszczonej księgowość, służącej na ogół tylko do wyliczenia podatku.
Są też inne formy ewidencji, np. ryczałt, ale mówimy o takich, gdzie można rozliczać koszty.
W książce tej ujmujemy koszty w zasadzie w czterech kategoriach:
– jako materiały czy towary handlowe, które występują w działalności produkcyjnej lub handlowej,
– koszty uboczne zakupu, jednak są one rzadsze i o nieznacznej wartości – są to na przykład reklamówki, w których przynosimy zakupy czy wszelkie opakowania i transport,
– pozostałe koszty niezbędne do prowadzenia działalności, np. media, komputer, artykuły biurowe, środki czystości, itp.
– wynagrodzenia, tylko one w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie występują, więc jest to nieuzupełniona kolumna w Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów.
Jak już wspominamy o kolumnach, Rozporządzenie o prowadzeniu tej Książki ściśle definiuje numery kolumn, w których powinny znaleźć się poszczególne koszty:
– kolumna 10 – materiały i towary
– kolumna 11 – koszty uboczne zakupu
– kolumna 12 – wynagrodzenia
– kolumna 13 – pozostałe koszty
To byłyby rodzaje ewidencji, jednak jest pewna niedogodność polegająca na tym, że nie wszystko możemy do kosztów zaliczać. Co do zasady bierzemy pod uwagę to, co jest nam potrzebne do prowadzenia działalności, czyli do wytwarzania produktów, handlu bądź świadczenia usług. Ustawodawca jednak w art. 23. ust.1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia listę kosztów które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Podobna w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, znajdziemy długi wykaz kosztów niepodatkowych, choć ta nas nie dotyczy. Mało tego, spotykamy się z mnóstwem interpretacji podatkowych. Ostatnimi czasy bardzo popularne było zagadnienie, czy okulary i soczewki można wliczyć w koszty firmy. Okazało się, że tego kosztu nie da się rozliczyć w przypadku tych produktów dla przedsiębiorcy. Jeśli okulary lub soczewki byłyby dla pracownika, to wówczas można je wrzucić w koszty.
Koszty powinny być udokumentowane. Dokumentem poniesienia kosztu jest faktura, czasem rachunek lub paragon, anwet umowa i deklaracja. Innym dokumentem jest wyciąg bankowy. Można wliczać też koszty odsetek czy prowizji bankowych.
Możliwość odliczania kosztów niesie konsekwencje większego oprocentowania podatkiem dochodowym, może on wynosić nawet 32%, po przekroczeniu pewnej skali przychodów. Poniżej kwoty 85 528zł wynosi 18% lub w przypadku oprocentowania liniowego zawsze wynosi 19%. Warto zastanowić się czy koszty są na tyle duże by je rozliczać, ponieważ stawki opodatkowania na ryczałcie, czyli tej formie bez opcji rozliczania kosztów, są znacznie niższe.
Osoby, które nie rozliczają podatku VAT ujmują koszty w kwocie brutto, natomiast osoby rozliczające VAT mogą ująć koszty tylko w kwocie netto. Zatem w zależności od tego czy ktoś jest podatnikiem VAT są dwie metody rozliczania kosztów w Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów i nie tylko
Osobliwym kosztem jest amortyzacja. Kiedy kupujemy wysokowartościowy środek trwały , np. drogi komputer, samochód, maszyny nie dajemy go w całości w koszty w miesiącu zakupu, tylko jest on rozbijany według ustawowych stawek amortyzacji.
To byłyby najbardziej podstawowe koszty księgowe. Znajomość ich bardzo się przydaje każdemu przedsiębiorcy, nawet jeśli rozlicza je za niego księgowy.
