W każdej firmie, która zatrudnia pracowników musi prowadzić dokumentację kadrową oraz płacową. To wprost wynika z określonych przepisów kodeksu pracy. Niestety prowadzenie spraw kadrowo – płacowych jest dość kosztowe i co ważne zajmuje także bardzo dużo czasu. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przerzucenie tych działań na firmę zewnętrzną.
Prowadzenie spraw kadrowych nie jest proste. To gromadzenie i przetwarzanie bardzo dużej liczby dokumenty. A im większe przedsiębiorstwo tym tej pracy jest coraz więcej. To zawsze łączy się z koniecznością zatrudnienia specjalistów w tej dziedzinie. W małej firmie często jest to jedna osoba, czyli specjalista ds. kadr i płac. W średnich firmach często powstaje konieczność rozdzielenia tych funkcji i zatrudnia się specjalistę ds. kadr oraz specjalistę ds. płac. Inaczej jeszcze sytuacja wygląda w dużych przedsiębiorstwach, które zatrudniają nawet kilkadziesiąt a nawet kilkaset osób. Tu ogrom pracy w zakresie kadr i płac jest ogromy. Oznacza to, że tu nie wystarczy jedynie zatrudnić kilku osób. Duże przedsiębiorstwa, czy wręcz korporacje zmuszone są to tworzenia wręcz całych działów kadr i płac. Nie jest niespodzianką zatem to, że generuje to ogromne koszty dla każdej dużej firmy. Dlatego tak jak już wspomniano wcześniej firmy te decydują się na współpracę z firmą zewnętrzną w tym zakresie.
Współpraca taka to outsourcing kadr i płac. Na czym to polega? Mówiąc ogólnie przedsiębiorstwo podpisuje umowę o współpracy z firmą zewnętrzną. Współpraca ta polega na tym, że firma taka prowadzi wszelkie sprawy kadrowe i płacowe dla tego przedsiębiorstwa. Tego typu współpraca niesie ze sobą bardzo wiele zalet. Już wcześniej wspomniano o redukcji kosztów związanych z prowadzenie spraw kadrowych i płacowych. Brak konieczności tworzenia całego działu kadr i płac wewnątrz firmy może oznaczać oszczędności sięgające nawet 40%. Ale to oczywiście nie jedyna zaleta. Outsourcing kadr i płac daje także duże bezpieczeństwo dla przedsiębiorstwa. Powodem tego jest fakt, iż to właśnie firma outsourcingowa bierze na siebie pełną odpowiedzialność w tym zakresie. Oznacza to, że w przypadku jakiejkolwiek kontroli wszelkie konsekwencje poniesie właśnie firma outsourcingowa. Do tego dodać można jeszcze kilka innych zalet. Jak wiadomo przepisy prawne dotyczące prawa pracy, kodeksu pracy, spraw kadrowych i płacowych wciąż się zmieniają. Jeśli firma samodzielnie prowadzi te sprawy to musi liczyć się z kosztami związanymi ze szkoleniami swoich pracowników w tym zakresie. Muszą być oni bowiem na bieżąco ze wszystkim prawnymi regulacjami. Jeśli kadrami i płacami zajmuje się firma outsourcingowa to kwesta szkoleń odpada. Kolejna zaleta to stabilizacja polegająca na stałej opłacie dla firmy outsourcingowej. Polega to na tym, że firma taka zawsze co miesiąc wystawia za swoje usługi fakturę o takiej samej kwocie. Dzięki temu można dokładnie zaplanować wydatki na długi okres związane z prowadzeniem spraw kadrowo – płacowych. Na koniec warto dodać także to, że firmy takie bardzo często oferują swoim klientom różnego rodzaju porady.
Ważna jest także komunikacja między przedsiębiorstwem a firmą outsourcingową. Od razu trzeba powiedzieć, że zwykle komunikacja ta jest szybka i bezproblemowa. Wszystko dlatego, że w komunikacji takiej wykorzystuje się nośniki cyfrowe, a więc internet. Wszelkie dostarczanie wszelkiego rodzaju dokumentów odbywa się niezwykle szybko. To zdecydowanie ułatwia wszelką pracę oraz współpracę. I jest to zaleta dla obu stron, zarówno dla przedsiębiorstwa jak i firmy zewnętrznej.
Trzeba jednak powiedzieć, że outsourcing kadr i płac ma także pewne wady. Jedną z największych wad takiej współpracy jest fakt, że wszystkie dokumenty związane z kadrami i płacami oddajemy firmie zewnętrznej. Dlatego wybierając taką firmę zawsze należy dokładnie ją sprawdzić. Do takiej firmy musi mieć bardzo duże zaufanie. Jeśli jednak przedsiębiorstwo wejdzie we współpracę z dobrą i renomowaną firmą outsourcingową to w sumie żadnych większych zagrożeń nie ma.
